Un logiciel de gestion de documents automatise l'ensemble du processus, de la création au stockage en passant par la distribution dans toute l'entreprise. En tant que tel, il contribue à accroître l'efficacité tout en simplifiant le coût et l'entassement de la gestion des documents. Les outils de gestion documentaire fournissent des méthodes pour un large éventail de besoins en documents, des projets non spécifiques et très volumineux tels que les formulaires standards aux projets très spécifiques et à faible volume tels que la correspondance individuelle. Mais comment choisir le meilleur logiciel de gestion documentaire en ligne ?
Un outil personnalisable et facile à utiliser
Étant donné que vos nécessités peuvent évoluer à mesure que votre entreprise s’accroît, il est essentiel de choisir un logiciel de gestion de documents personnalisable. De cette façon, vous pouvez débuter avec des fonctionnalités de base et ne pas payer pour des fonctionnalités que vous n'utilisez pas. Mieux encore, vous pourrez caractériser votre outil selon vos besoins et lui permettre d'évoluer au fur et à mesure que vos besoins se modifient.
La condition essentielle pour tout type de logiciel, c’est qu’il doit être facile à apprendre. Si vous désirez que votre logiciel soit adopté par tous les employés, vous devez vous garantir qu'il est pratique à utiliser. En fait, l'intérêt d'acheter un logiciel de gestion électronique de documents est d’aider votre équipe à être plus opérants et à gagner du temps lors de la recherche de fichiers. En outre, si votre GED est compliqué, votre personnel fera tout son possible pour éviter de l'utiliser. Par conséquent, votre logiciel doit être intuitif et visuellement attrayant, et qu'il propose une navigation pratique pour une utilisation facile. Cependant, une petite formation est nécessaire pour que tous vos collaborateurs puissent l'utiliser en toute confiance et confort. Sur ce lien, vous pouvez trouver un logiciel de gestion documentaire adapté à vos besoins.
Sécurité des données
La sécurité des données est fondamentale pour les entreprises. Qu'il s'agisse de document sensible de vos projets ou de renseignements sur vos clients ou vos employés, vous ne voulez pas qu'elles tombent entre de mauvaises mains. Dans un lieu de travail, il peut être facile de découvrir n'importe quel document entreposé sur le réseau, d’effacer un fichier par erreur ou d'expédier un e-mail à la mauvaise personne. Ces erreurs sont souvent irréversibles. Avec la gérance électronique des documents, vous pouvez vérifier l'accès aux plusieurs données. Dans cette étape, vous pouvez définir qui a accès à quel fichier et de limiter l'accès grâce à des mots de passe. De plus, tous vos fichiers sont déposés dans un système sécurisé, à l'abri des attaques informatiques, des incidents et des risques naturels comme les incendies ou inondations. Les systèmes de sauvegarde sont souvent utilisés pour restaurer votre documentation technique en cas de problème. Enfin, pensez à demander à votre fournisseur d'accès de savoir dans quel pays vos données sont stockées, car elles sont régies par les lois du pays concerné.
Le prix du logiciel
À moins d'avoir un budget illimité, le coût d'un logiciel de gestion documentaire est un facteur important à prendre en compte lors du choix. Toutefois, les prix varient en fonction des fonctionnalités choisies, du nombre d'utilisateurs et de fichiers à traiter, du format des documents et de l'espace d’archivage. Pour prévenir les mauvaises surprises, vous pouvez examiner ce qui est inclus ou non dans le prix : l’entretien et mises à jour régulières, support, accès aux formations et ressources. Aujourd'hui, peu importe la taille de votre entreprise, les solutions GED sont essentielles pour vous faire gagner du temps, améliorer la productivité de votre équipe et assurer la sécurité de vos données.
Pour l’administration électronique du contenu des documents, vous pouvez utiliser la norme dita. Ce logiciel vous permet de centraliser facilement tous vos fichiers avec vos collaborateurs.